Betalingen opvolgen: sneller betaald, zonder achter je geld aan te lopen

Betalingsopvolging is alles wat ervoor zorgt dat je betaald wordt voor je werk: bijhouden wat je nog moet factureren, klanten een makkelijke manier geven om te betalen en vriendelijk herinneren wie te laat is, tot het geld op je rekening staat. De factuur zelf maakt en verstuurt je boekhoudpakket. De tool doet alles ervoor en erna, zodat je niet meer achter je geld aan hoeft te lopen.

De tool verzamelt alles wat afgewerkt is op één lijst: werkbonnen, gewerkte uren, lessen, boekingen en materiaal dat je onderweg kocht. Jij kijkt de lijst na en stuurt met één klik door naar je boekhoudpakket, dat de facturen maakt. Zo belanden ook kleine bedragen, zoals een extra uur of een inhaalles, op een factuur. Werk je met digitale werkbonnen, dan gaat dat helemaal vanzelf.

Ja. Voor particulieren kan de tool rechtstreeks werken met betalen bij het boeken of inschrijven, voorschotten, betaallinks en beurtenkaarten via Mollie. Je klant betaalt met Bancontact, Payconiq of kredietkaart, en jij hoeft niets op te volgen. Zie de boekingstool, de inschrijvingstool en de klantenkaart met beurtenkaarten. Heeft een particulier toch een factuur nodig, dan maakt je boekhoudpakket die zoals altijd.

Nee. Ik bouw geen boekhoudpakket en geen Peppol-toegangspunt. Je blijft werken met je eigen boekhoudpakket, dat facturen aan bedrijven via Peppol verstuurt. De tool zorgt ervoor dat de factuurgegevens daar vanzelf en correct in komen, gekoppeld waar je pakket dat toelaat, en volgt daarna de betalingen op met betaallinks en herinneringen.

Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk verstuurd worden. Een pdf per mail volstaat voor die facturen niet meer. In het eerste kwartaal van 2026 gold een tolerantieperiode voor wie te goeder trouw nog niet klaar was. Facturen aan particulieren vallen niet onder deze verplichting. Dit is geen juridisch of fiscaal advies: bespreek je eigen situatie en eventuele uitzonderingen met je boekhouder.

Nee, de Peppol-verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Particulieren kan je een factuur per mail sturen, en daar volstaat vaak een pdf met een betaallink via Mollie. Heb je zowel particuliere als zakelijke klanten, dan kiest de tool per klant automatisch de juiste weg. Twijfel je over een specifieke klant, vraag het dan aan je boekhouder.

Veel boekhoud- en facturatiepakketten bieden een koppeling waarmee een andere tool facturen kan aanmaken en betalingsstatussen kan opvragen. Daar maken we gebruik van. In het gratis kennismakingsgesprek kijk ik na wat jouw pakket toelaat. Biedt het geen koppeling, dan zoeken we een eenvoudige tussenoplossing, zoals een bestand dat je met één klik importeert. Dat zeg ik je dan eerlijk vooraf.

In de factuurmail en in elke herinnering staat een knop met het bedrag. Je klant klikt erop en betaalt met Bancontact, Payconiq of kredietkaart. Het geld komt via Mollie op je eigen rekening en de tool weet meteen dat de factuur betaald is, zodat er geen herinneringen meer vertrekken. Mollie rekent een kleine vergoeding per transactie, TimeSaver neemt geen commissie.

Jij kiest het schema, bijvoorbeeld een eerste herinnering 7 dagen na de vervaldag en een tweede na 14 dagen, en de toon: vriendelijk of zakelijk. De tool bewaakt elke vervaldag en stuurt de herinnering met betaallink enkel als er nog niet betaald is. Na de laatste herinnering krijg jij een taak om de klant persoonlijk te bellen.

Ja. Een betaling via de Mollie-link ziet de tool meteen. Een gewone overschrijving wordt meegenomen zodra ze in je boekhoudpakket als betaald staat, waar de koppeling dat toelaat. Anders duid je een factuur met één klik aan als betaald. Zo krijgt niemand een herinnering voor iets wat al betaald is.

Ja. Een afgesloten werkbon met uren en materiaal, een reeks lessen, een boeking of een inschrijving gaat met de juiste gegevens naar je boekhoudpakket, dat er de factuur van maakt. Niets overtypen. Gebruik je daar al een tool voor, dan koppelen we die waar het kan. Zie ook planning en werkbonnen, de boekingstool en de inschrijvingstool.

Ja. Bij een bevestigde opdracht kan automatisch een voorschot vertrekken met een betaallink, en het saldo vlak voor of na de opdracht. De tool houdt bij wat al betaald is, zodat de saldofactuur altijd het juiste bedrag toont. Dat is handig voor events, grotere werven bij vakmannen en kampen.

Misschien niet. Kan je pakket herinneringen sturen zoals jij dat wil en maak je je facturen er vlot in, dan volstaat dat en zeg ik je dat eerlijk. Opvolging op maat loont vooral als je facturen uit een andere tool komen, als je een betaallink en je eigen toon wil, of als je een overzicht op je smartphone wil dat ook je planning of boekingen meeneemt.

Niet als ze goed geschreven is. De meeste klanten vergeten gewoon te betalen en zijn blij met een vriendelijk seintje en een knop om meteen te betalen. Jij bepaalt de toon en de teksten, en voor vaste klanten kan je een aparte, persoonlijkere tekst of een later schema kiezen.

Je boekhouder werkt zoals vroeger in je boekhoudpakket. Daar staan de facturen, e-facturen aan bedrijven en betalingen. De tool zit ervoor, niet ernaast, dus er is geen dubbele administratie. Wil je cijfers over omzet en openstaande bedragen op één scherm, dan kan de tool ook gekoppeld worden aan een business dashboard.

De prijs hangt af van waar je facturen vandaan komen, welk boekhoudpakket je gebruikt en wat het toelaat qua koppeling, en hoe uitgebreid de opvolging moet zijn. Na een gratis kennismakingsgesprek krijg je een vrijblijvende offerte met een vaste prijs. Er is geen commissie op je betalingen. De eerste versie kan je doorgaans binnen één à twee weken testen.