AI tools en clubapp op maat voor sportclubs die je bestuur ontlasten

Een clubapp op maat is een webapplicatie die speciaal voor jouw club gebouwd wordt, in jullie clubkleuren. Leden en ouders schrijven er zelf in voor lessen, kampen en toernooien en betalen meteen online via Mollie. Trainers en monitoren zien hun groepen, en het bestuur volgt inschrijvingen en betalingen op in één dashboard. Je kiest zelf welke onderdelen erin zitten, bijvoorbeeld enkel een inschrijvingstool voor de kampen.

De grootste tijdwinst zit in herinneringen voor lidgeld en kampgeld opstellen, praktische vragen van ouders beantwoorden, een wedstrijd- of toernooischema maken, groepen indelen op leeftijd of niveau en korte verslagen voor ouders schrijven op basis van notities van trainers. De AI maakt telkens een voorstel, het bestuur of de trainer keurt goed.

Ja. Ouders kiezen de week en de leeftijdsgroep, geven aan wie hun kind mag ophalen en of het op foto mag, en betalen meteen via Mollie met Bancontact, Payconiq of kredietkaart. Is de groep vol, dan komt hun kind op een wachtlijst en schuift het automatisch door als er een plaats vrijkomt.

Elke trainer of monitor logt in met een beveiligde link in zijn mail en ziet enkel de eigen groep: wie er komt, wie ophaalt, wie alleen naar huis mag en wie niet op foto mag. Aanwezigheden duiden ze aan op hun smartphone. Na het kamp of het seizoen vervalt hun toegang automatisch.

Medische informatie en andere gevoelige gegevens van kinderen vallen onder de strengste privacyregels. Die bewaar je beter zoals je nu doet, bijvoorbeeld op de medische fiche die de ouders invullen, of in een systeem dat daar speciaal voor gemaakt is. De clubapp houdt het bij praktische info, zodat het risico klein blijft voor de club en de ouders.

De clubapp maakt per inschrijving automatisch een betaalbewijs met de data en het bedrag, dat ouders zelf kunnen downloaden. De officiële attesten voor de mutualiteit of het fiscaal attest voor kinderopvang vul je in zoals vandaag, maar je hebt alle gegevens van de inschrijving en de betaling wel meteen bij de hand in een overzicht.

Ja. Leden kopen online een beurtenkaart of abonnement en boeken daarmee lessen uit het lesrooster. Bij elke boeking gaat er automatisch een beurt af, bij tijdige annulatie komt ze terug. Volzette lessen krijgen een wachtlijst, en proeflessen voor nieuwe leden kunnen apart ingesteld worden. Lees meer over de boekingstool.

Je geeft de ingeschreven ploegen of spelers, het aantal velden en de beschikbare tijd in, en de AI stelt een wedstrijdschema met poules op. Tijdens het toernooi geven coaches of scheidsrechters de uitslagen in op hun smartphone en het klassement wordt meteen bijgewerkt op een publieke pagina, ook op een scherm in de kantine.

Nee. Werkt je clubwebsite of de software voor je aansluitingen bij de federatie goed, dan blijft die gewoon bestaan. De clubapp vult aan waar het nu wringt, bijvoorbeeld de kampinschrijvingen of het lesrooster, en kan gekoppeld worden aan je website, Google Agenda of Sheets. Dat is sneller en voordeliger dan alles vervangen.

Dat hangt af van de onderdelen: een inschrijvingstool voor kampen is eenvoudiger dan een clubapp met lessen, kampen en wedstrijden samen. Na een gratis gesprek krijg je een vrijblijvende offerte met een vaste prijs, handig om voor te leggen op de bestuursvergadering. Je betaalt geen prijs per lid, dus als je club groeit, groeit de factuur niet automatisch mee.

Ja. Kortingen voor broers en zussen, een kansentarief met UiTPAS of betalingen met sportcheques kunnen ingebouwd worden. Of een rechtstreekse koppeling met UiTPAS mogelijk is, hangt af van wat je gemeente of UiTPAS-regio toelaat. Anders registreer je het UiTPAS-nummer en past de tool het tarief automatisch toe.

Zeker. Voor een personal trainer, yogastudio, zwemschool of watersportschool werkt het net zo: klanten boeken lessen, gebruiken hun beurtenkaart en betalen online, en jij ziet je planning en omzet in één overzicht.

Ja. Gegevens staan op Europese servers, er wordt enkel gevraagd wat nodig is en gevoelige gegevens zoals medische info blijven buiten de app. Iedereen logt in met een beveiligde link, betalingen lopen via Mollie, ouders geven zelf toestemming voor foto's en de club blijft eigenaar van alle gegevens.