Plaatsen en wachtlijst
Een maximum per activiteit, automatisch dicht bij volzet en een wachtlijst die vanzelf doorschuift.
AI tools op maat · Inschrijvingstool
Voor workshops, kampen, cursussen en events. Deelnemers schrijven zelf in en betalen meteen via Mollie. Bij een vol aantal gaat de inschrijving vanzelf dicht, en annuleert iemand, dan schuift de wachtlijst door. Jij krijgt een deelnemerslijst die altijd klopt.
Betalen via MollieWachtlijst schuift vanzelf doorGeen kost per ticket
Voorbeeld · jouw inschrijvingstool krijgt jouw activiteiten, prijzen en huisstijl
Een inschrijvingstool is een online systeem waarmee deelnemers zich zelf inschrijven voor een activiteit met een beperkt aantal plaatsen, zoals een workshop, kamp, cursus of event. De tool telt de plaatsen, laat meteen betalen, sluit automatisch bij volzet en houdt een wachtlijst en deelnemerslijst bij.
Het verschil met een boekingstool: bij boeken kiest de klant een eigen moment, bij inschrijven kiest hij een plaats in een activiteit die jij al gepland hebt. TimeSaver bouwt inschrijvingstools op maat voor zelfstandigen en kleine zaken in België, met betalingen via Mollie en gekoppeld aan je website en je andere tools waar het kan.
Probeer het
Zonder tool ben je een avond bezig met mails naar de wachtlijst, wachten op antwoord en een betaling nakijken. Met een inschrijvingstool gebeurt dat in de achtergrond, volgens jouw regels.
Functies
Je kiest enkel wat je nodig hebt. Dit zijn de functies die kleine organisatoren het vaakst vragen.
Per sector
Overal waar plaatsen beperkt zijn en mensen vooraf moeten betalen. De tool volgt de logica van jouw activiteit, van een avond van drie uur tot een kamp van vijf dagen.
Per week of per dag, met broer of zus korting en een betaalbewijs voor de mutualiteit.
Sportclubs →Losse workshops of een reeks van tien lessen, met materiaallijst en cadeaubonnen.
Lesgevers →Tickets met verschillende prijzen, een gastenlijst en check-in aan de deur.
Eventplanners →Plaatsen per avond, vooraf betaald, met een vraag naar dieetwensen zoals vegetarisch.
Horeca →Yoga, zwangerschapsyoga of een infoavond, zonder medische gegevens in de tool.
Zorgverleners →Puppycursussen en trainingen in reeksen, met een wachtlijst voor de volgende reeks.
Dierenzorg →Eerlijk vergeleken
Organiseer je twee keer per jaar iets kleins, dan volstaat een gratis formulier vaak. Deze vergelijking helpt je kiezen.
| Formulier zoals Google Forms | Ticketplatform zoals Eventbrite | Inschrijvingstool op maat | |
|---|---|---|---|
| Opstart | Meteen, gratis | Snel, zelf instellen | Enkele weken, voor jou gebouwd |
| Plaatsen en wachtlijst | Geen ingebouwd maximum of wachtlijst | Maximum ja, wachtlijst beperkt | Maximum, wachtlijst en doorschuiven volgens jouw regels |
| Betalen | Apart opvolgen via overschrijving | Via het platform | Meteen via Mollie, op je eigen rekening |
| Kosten | Gratis, maar veel handwerk | Kost per verkocht ticket | Vaste prijs voor de bouw, geen kost per ticket |
| Huisstijl en gegevens | Beperkt | De stijl en het account van het platform | Jouw naam en stijl, jij bent eigenaar van de gegevens |
| Beste keuze als | Je af en toe iets kleins en gratis organiseert | Je grote publieke events verkoopt | Je regelmatig workshops, kampen of cursussen hebt |
Zo werkt het
In een gratis gesprek van 30 minuten overlopen we je activiteiten, prijzen, kortingen en annulatieregels.
Je krijgt een vrijblijvende offerte met de functies, de planning en een vaste prijs.
Binnen 1 à 2 weken schrijf je jezelf in voor een testactiviteit, en passen we aan tot het klopt.
De inschrijvingen gaan open op je website en sociale media. Je krijgt uitleg en support.
Prijs
De prijs hangt af van het soort activiteiten, de tickets en kortingen die je wil, of er een wachtlijst en check-in bij komen, en welke koppelingen nodig zijn. Na een gratis gesprek krijg je een vrijblijvende offerte met een vaste prijs, inclusief eventuele maandelijkse kosten voor hosting en mails.
Organiseer je maar af en toe iets? Dan zeg ik je eerlijk dat een eenvoudig formulier misschien volstaat.
Veelgestelde vragen
Staat jouw vraag er niet tussen? Stel ze gerust tijdens een vrijblijvend gesprek.
Stel je vraagEen inschrijvingstool is een online systeem waarmee deelnemers zich zelf inschrijven voor een activiteit met een beperkt aantal plaatsen, zoals een workshop, kamp, cursus of event. De tool telt de plaatsen, laat meteen betalen, sluit automatisch bij volzet en houdt een wachtlijst en deelnemerslijst bij. Zo hoef je geen mails meer te beantwoorden om te laten weten of er nog plaats is.
Bij een boekingstool kiest de klant zelf een moment in jouw agenda, bijvoorbeeld een afspraak van een uur. Bij een inschrijvingstool plan jij de activiteit en kiest de deelnemer een plaats, bijvoorbeeld in een workshop van tien personen op zaterdag. Veel zaken hebben allebei nodig, en dan werken ze samen.
Voor een gratis activiteit die je af en toe organiseert, volstaat Google Forms vaak prima. Het formulier heeft echter geen ingebouwd maximum aantal plaatsen, geen wachtlijst en geen betaling. Dan zit je achteraf betalingen na te kijken op je rekening en mensen te mailen dat het vol is. Een inschrijvingstool doet dat allemaal automatisch.
Een ticketplatform is handig voor grote publieke events en snel ingesteld. Je werkt wel in de stijl van het platform, betaalt vaak een kost per verkocht ticket en hebt minder controle over wachtlijsten, kortingen en de gegevens van je deelnemers. Een inschrijvingstool op maat draagt jouw naam, volgt jouw regels en rekent geen kost per ticket.
Is een activiteit volzet, dan kunnen mensen zich op de wachtlijst zetten zonder te betalen. Annuleert iemand, dan krijgt de eerste op de wachtlijst automatisch een mail met een betaallink en een termijn om te bevestigen, bijvoorbeeld 24 uur. Bevestigt die niet op tijd, dan gaat de plek naar de volgende. Jij hoeft niets te doen.
Ja. Deelnemers betalen bij het inschrijven via Mollie met Bancontact, Payconiq of kredietkaart, en het geld komt rechtstreeks op je rekening. Je kan werken met early bird prijzen, duotickets, kortingscodes, gezinskorting of een voorschot, en bij annulatie terugbetalen volgens jouw regels.
Ja. Een kamp kan per week of per dag, met korting voor een broer of zus en een betaalbewijs dat ouders kunnen gebruiken voor de mutualiteit. Een cursus kan als reeks van bijvoorbeeld tien lessen, met één betaling of in schijven. Zie voorbeelden voor sportclubs en lesgevers.
Enkel wat je echt nodig hebt: naam, e-mail, telefoonnummer en praktische vragen zoals niveau, maat of een dieetwens zoals vegetarisch. Medische gegevens horen niet in deze tool. Daarvoor bestaan erkende systemen. De gegevens staan op servers in de Europese Unie en jij blijft eigenaar ervan.
Ja, als jij dat wil. In de bevestigingsmail staat een link om te annuleren of de plaats door te geven aan iemand anders. Jij bepaalt tot wanneer dat kan en of er terugbetaald wordt, volledig, gedeeltelijk of als tegoed voor een volgende activiteit.
Ja. De deelnemerslijst is altijd actueel, met tickets, betalingen en antwoorden op je extra vragen. Je downloadt ze als Excel of PDF, of vinkt op je smartphone aan wie er aanwezig is. Wil je cijfers over al je activiteiten samen, dan kan de tool gekoppeld worden aan een business dashboard.
Ja. De inschrijving komt op je eigen website, ook als die in WordPress gemaakt is, en je krijgt een link voor Instagram, Facebook en je nieuwsbrief. Waar je nieuwsbrief- of boekhoudprogramma een koppeling toelaat, laten we deelnemers en betalingen automatisch doorlopen.
De prijs hangt af van het soort activiteiten, de tickets en kortingen, of er een wachtlijst en check-in bij komen en welke koppelingen nodig zijn. Na een gratis kennismakingsgesprek krijg je een vrijblijvende offerte met een vaste prijs. Er is geen kost per ticket of per inschrijving. De eerste versie kan je doorgaans binnen één à twee weken testen.
Verder ontdekken
Vertel in een gratis gesprek van 30 minuten hoe mensen zich nu inschrijven voor jouw activiteiten. Je krijgt concrete ideeën en een vrijblijvende offerte, ook als we uiteindelijk niet samenwerken.