AI tools voor eventplanners, DJ's en fotografen die jou tijd geven

Het zijn webapplicaties die speciaal voor jouw eventzaak gebouwd worden en waarin AI een deel van het werk overneemt. Denk aan een boekingstool waar klanten zelf een vrije datum kiezen, een AI die uit een aanvraag meteen een offerte opstelt, een inschrijvingstool met betaling of een klantportaal waar koppels hun planning en foto's terugvinden.

De grootste tijdwinst zit in aanvragen beantwoorden, offertes opstellen, beschikbaarheid checken, voorschotten opvolgen en praktische vragen van klanten of deelnemers beantwoorden. De AI maakt telkens een voorstel, jij keurt goed voor er iets naar een klant vertrekt.

De prijs hangt af van wat de tool moet kunnen. Een boekingstool met beschikbaarheidskalender is eenvoudiger dan een klantportaal met fotogalerij en offertes. Na een gratis kennismakingsgesprek krijg je een vrijblijvende offerte met een vaste prijs, zonder verrassingen achteraf en zonder licentie per gebruiker.

Nee, niet als ze goed werken voor jou. Vaak is het slimmer en voordeliger om erop verder te bouwen: bijvoorbeeld je Pixieset-galerij koppelen aan een eigen aanvraag- en offertetool, of je agenda laten synchroniseren met je boekingspagina. Enkel wat ontbreekt of te omslachtig is, wordt op maat gebouwd.

Na het kennismakingsgesprek krijg je doorgaans binnen één à twee weken een eerste klikbare versie. Die test je zelf en daarna verfijnen we samen. De meeste tools voor zelfstandigen zijn binnen enkele weken volledig in gebruik.

Ja. Klanten kiezen een vrije datum, vullen hun gegevens in en betalen meteen een voorschot via Mollie, met Bancontact, Payconiq of kredietkaart. De boeking verschijnt automatisch in je agenda en de klant krijgt een bevestigingsmail. Lees meer over betalingsopvolging.

Ja. Elke tool is een webapp die werkt op smartphone, tablet en computer. Je kan hem ook als icoontje op je beginscherm zetten, net als een gewone app, zonder dat iemand iets moet downloaden uit een appstore.

Ja. Boekingen kunnen automatisch in Google Agenda of Outlook verschijnen en de tool kan op je bestaande website ingebouwd worden of op een eigen adres draaien. Ook koppelingen met je boekhoudpakket of mailingtool zijn mogelijk.

Ja. De gegevens staan op servers in de Europese Unie, klanten loggen in met een beveiligde link in hun mail en zien enkel hun eigen galerij en documenten. Er wordt enkel bewaard wat nodig is, betalingen lopen via Mollie en jij blijft eigenaar van je klantgegevens.

TimeSaver werkt voor zelfstandigen en kleine zaken tot ongeveer vier medewerkers die zelf beslissen. Grote eventbureaus met een eigen IT-afdeling of complexe aanbestedingen zijn beter af bij een groot softwarebedrijf.